Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: как правильно вносить исправления в больничный лист». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Больничный лист служит основанием как для выплаты социального пособия работникам, так и для возмещения произведенных расходов работодателям. Поэтому так важна правильность его заполнения, ведь Фонд социального страхования может отказаться возмещать организации средства, затраченные на компенсацию, если при проверке обнаружит ошибки в листке нетрудоспособности.
Можно ли исправить больничный лист
Работодатель должен провести тщательное обучение сотрудника, ответственного за работу с листком нетрудоспособности. Специалист должен уметь находить и корректировать ошибки в документе, чтобы ФСС возместил расходы, и бухгалтеру не пришлось надоедать инспектору с вопросом, почему до сих пор не поступила компенсация от Фонда на расчетный счет. Поэтому советуем сохранить эту статью в «Избранное», чтобы иметь под рукой образец исправления в больничном листе работодателем 2020 года.
Неверная запись в больничном листе — это простая рабочая ситуация. И самое главное здесь — соблюсти правила ее исправления. Но бывают случаи, когда работник, заполняющий листок, при исправлении собственной ошибки делает исправляющую запись на лицевой стороне листка. Это является нарушением утвержденных правил заполнения больничного листа. Тогда можно сделать следующее: внести на оборотную сторону листа верную и заверить ее записью «Исправленному верить», поставить подпись и печать работодателя.
Более сложная ситуация возникает, когда кадровики или бухгалтеры вносят исправления корректором, что запрещено Приказом № 624н. В результате ФСС может не принять расходы на пособие, и, возможно, без суда здесь не обойтись.
В данном случае можно руководствоваться п. 60–61 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей, в которых говорится о том, что Фонд имеет право не принимать к зачету расходы лишь в том случае, когда нарушения правил заполнения больничного ставят под сомнение наступление страхового случая в принципе.
Из чего следует, что если сам факт нетрудоспособности работника и обоснованность выдачи больничного листка не оспариваются, то ФСС обязан зачесть расходы.
К тому же в ходе проверки, в соответствии с п. 61 Методических рекомендаций, работодателю дается возможность исправить или устранить нарушения, в противном случае расходы не будут приняты к зачету.
По названному приказу (N 624), записи, которые находятся в документе нетрудоспособности, заполняются при помощи печатных букв. Используются чернила черного цвета. Допускается печатать информацию. Возможно применение гелиевой, перьевой и капиллярной ручки. Нельзя использовать шариковую. Записи не могут заходить за пределы установленных граф.
СПРАВКА: записи в графах идут по порядку (строго).
Печати лечебных заведений, а также медико-социальной экспертизы могут выступать за пределы специально отведенных полей. Но штамп не должен попадать на информационные поля документа.
Штамп медицинской организации должен быть идентичен ее наименованию. При оформлении документов в некоторых клиниках (например, психиатрического или наркологического направления) используются штампы специального назначения. Профиль клики в них не указывается.
В случае наличия существенных ошибок в листке нетрудоспособности, он не считается действительным. Вместо него выдается дубликат. Это делает лечебное учреждение. Оно должно указать на документе это слово.
Возможны ли исправления
Со стороны медицинского учреждения никаких исправлений в составлении больничного листа не может быть. Если врач допустил ошибку в заполнении (неправильно проставил код причины, указал неверно свои инициалы или инициалы пациента и прочие), то берется новый бланк. При этом в нем врач обязан указать, что бланк повторный – дубликат, проставив соответствующую отметку. Все листы нетрудоспособности, выдаваемые в медицинские учреждения, подлежат учету.
Печать медицинского учреждения, которая не имеет надписи «Для больничных листов» или «Для листов нетрудоспособности», считается недействительной на бланке. В этом случае сотрудник, получивший такой больничный, обязан обратиться в медучреждение для получения дубликата. Проставлять верную печать взамен неверной на один и тот же бланк – запрещено.
Также есть еще ряд требований к печатям медорганизаций, например, название организации должно соответствовать названию, указанному в уставе этой организации или нечеткость штампа печати, для печатей содержащих государственный герб или психиатрических организаций есть свои требования к печатям (пункт 56 Приказа Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н).
Работодатель вправе исправить допущенные неточности самостоятельно в своей части бланка. При этом использоваться для этого должна ручка с черными чернилами (не шариковая). Не допускается применение корректирующих средств. Неправильная графа должна быть зачеркнута черными чернилами, а изменения прописаны с обратной стороны бланка.
Ошибки, допущенные работодателем
Обычно больничный лист заполняет бухгалтер или сотрудник кадровой службы. В небольших компаниях это может делать сам руководитель.
Если работодатель неверно заполнил свою часть больничного листа, допускается внести в него изменения. Их необходимо подтвердить записью «Исправленному верить», подписью ответственного лица и печатью организации.
Общий алгоритм, как исправить ошибку:
- аккуратно зачеркнуть неверную запись;
- в любое свободное место на оборотной стороне внести правильную информацию с указанием строки, к которой она относится;
- написать «Исправленному верить», расписаться и поставить печать организации.
Ошибочное наименование работодателя
Название организации-работодателя вносится в бланк в полном соответствии с учредительными документами. При этом допускается указание как полного, так и краткого наименования (п. 66 Приказа № 624н). Если в документе обнаружена ошибка в названии организации в больничном листе, то специалисту необходимо аккуратно перечеркнуть неправильное наименование, на оборотной стороне написать верное значение и указать «Исправленному верить», заверив все это печатью организации и подписью ответственного сотрудника.
Если погрешность в наименовании работодателя допустил лечащий врач, но при этом сведения о такой организации и о работнике можно проверить, то это не будет расцениваться ФСС как ошибка (Письмо ФСС № 14-03-18/15-12956 от 28.10.2011).
Количество ошибок и исправлений
В 2008 году постановление ФСС № 81 подтвердило, сколько исправлений допускается на бланках листков нетрудоспособности. Приемлемое количество не выходит за пределы двух. Такое ограничение вытекает из того, что на обратной стороне бланка не столь уж много можно разместить.
Однако за сотрудниками ФСС сохраняется право не принимать документ и отказать в выплате соответствующего пособия, если:
- исправления внесли не должным образом, например, рядом с неправильно заполненной ячейкой;
- помимо исправлений документ изобилует незначительными недочётами, почему и выглядит неряшливым.
Этапы процедуры оформления больничного
Больничный лист — документ, подтверждающий со стороны медучреждения неспособность работника к труду в течение определенного времени и служащий основанием для ее оплаты. Бланк больничного утвержден приказом Минздравсоцразвития РФ от 26.04.2011 № 347н, а порядок выдачи (с правилами заполнения) — приказом этого ведомства от 29.06.2011 № 624н. Действие этого приказа заканчивается 13.12.2020. С 14.12.2020 вступает в силу Приказ Минздрава России от 01.09.2020 № 925н.
Ошибочное наименование работодателя
Название организации-работодателя вносится в бланк в полном соответствии с учредительными документами. При этом допускается указание как полного, так и краткого наименования (п. 66 Приказа № 624н). Если в документе обнаружена ошибка в названии организации в больничном листе, то специалисту необходимо аккуратно перечеркнуть неправильное наименование, на оборотной стороне написать верное значение и указать «Исправленному верить», заверив все это печатью организации и подписью ответственного сотрудника.
Если погрешность в наименовании работодателя допустил лечащий врач, но при этом сведения о такой организации и о работнике можно проверить, то это не будет расцениваться ФСС как ошибка (Письмо ФСС № 14-03-18/15-12956 от 28.10.2011).
Кто может это сделать — работодатель или лечащий врач?
Новый бланк больничного листа используется уже несколько лет. Он утвержден приказом Минздравсоцразвития 26 апреля 2011 года под номером 347н. Это документ имеет несколько степеней защиты от подделок, поэтому его требуется крайне внимательно заполнять (как отличить поддельный б/л от настоящего?). Бланк состоит из двух разделов. Первый заполняет доктор, за заполнение второго отвечает работодатель. Медработник не имеет права вносить исправления в документ. Если в его записи закралась неточность, то бланк недействителен и подлежит замене. О том, как проверить подлинность больничного листа визуально, вручную и по номеру на сайте ФСС, читайте в этом материале.
Бывает, что ошибку, допущенную медработником, находит работодатель, когда работник уже предоставил документ для начисления выплат. Такой больничный сотрудник одела кадров или бухгалтер принять не вправе.
Внести коррективы за доктора тоже нельзя. Сотруднику необходимо обратиться в медицинское учреждение за верно оформленным больничным. Если же ошибку сделала компания, то переделывать листок нетрудоспособности не нужно. Достаточно внести в документ правки.
Что предпринять, если новая запись внесена неверно?
Бывает, что исправления работодатель делает так – зачеркивает ошибочные данные, и сверху пишет верные. Такое исправление считается некорректным, поскольку верные данные следует указывать на обороте бланка больничного листа.
К тому же исправления, внесенные подобным образом, не будут отсканированы считывающим устройством. В его «поле зрения» попадают только данные из ячеек.
Но все же бланк не считается безнадежно испорченным.
Исправления не помешают сканеру считать и идентифицировать первоначальные данные.
Это означает, что запрашивать дубликат нет нужды. В этом случае необходимо прописать исправления на обороте листа, а также поставить подпись и печать.
Виды допускаемых ошибок
Ошибки бывают разными. Есть несущественные ошибки или технические. Их не нужно исправлять, т. к. работники ФСС на них «закрывают глаза».
К ним относятся:
- Наличие лишних пробелов в инициалах лечащего врача;
- Написание некоторых слов прописными буквами;
- Не проставлены прочерки в ячейках (если они должны присутствовать);
- Написание адреса мед. учреждения без строгой последовательности;
- Выход символов за границу ячейки;
- Имеющиеся немногочисленные помарки, лишние галочки, прочерки, знаки препинания;
- Взятие наименование организации работодателя в кавычки;
- Попадание печати на заполненные поля.
По законодательству врачи не имеют права вносить изменения в больничный лист, но есть такие случаи, когда докторам разрешается не исправлять указанные данные. Такие ошибки также считаются несущественными и Фонд соц. страхования редко к ним придирается.
- Доктор может написать дату в больничном листе, используя римские цифры вместо арабских символов;
- В случае если больничный лист продлевался несколько раз, то напротив одной из записей может не стоять должность врача;
- Неверно указан код болезни;
- Врач забыл поставить подпись в одном из больничных листов (если больному выдавался не один лист нетрудоспособности, а несколько);
- Частичное несовпадение наименования лечебного заведения, которое обозначено на больничном листе с названием на печати.
Не считается ошибкой, если больничный лист имеет сгибы, т. е. он складывался в несколько раз.
К серьезным ошибкам, которые может допустить врач, относятся:
- Если название лечебного заведения, указанное в больничном листе, полностью не совпадает с названием, указанным в учредительных документах;
- Если в графе, где необходимо указать адрес мед. организации, указан адрес, который не соответствует фактическому месту, где выдавался документ;
- Если печать, проставленная на листе нетрудоспособности, не содержит фразу «Для больничных листов» или «Для листов нетрудоспособности»;
- Неверно указано место работы пациента;
- Нет сведений о должности лечащего врача (терапевт, хирург, невропатолог и т. д.);
- Отсутствие таких данных, как фамилия или инициалы доктора.
Врачам не разрешается заполнять больничные листы шариковыми ручками и использовать синие или фиолетовые чернила. Также не приветствуются кляксы, помарки, жирные полосы, неаккуратность заполнения.
Требования к больничному листу
Листки временной нетрудоспособности с 2011 года выдаются по новой более защищенной форме с целью недопущения их подделок. Порядок заполнения больничных регулируется Минздравом. Для этих целей издан отдельный приказ от 29.06.2011 г. № 624н. Согласно приказу установлены общие правила заполнения листков временной нетрудоспособности:
- Записи в больничном должны быть сделаны заглавными (а не строчными) печатными (а не прописными) буквами;
- Записи можно делать от руки либо печатать. Кроме того, ФСС разъяснял, что допускается комбинировать, когда часть больничного заполняется вручную, а часть печатается.
- Записи делаются чернилами черного цвета, при этом не допускается использование шариковой ручки. Допускается только гелевая или капиллярная или перьевая ручка.
- Записи в больничном должны делаться в границах ячеек, для них установленных, и начинаться с первой ячейки.
Такие требования к заполнению больничного листа обусловлены тем, что после предъявления больничного в ФСС с него делается скан-копия и если больничный заполнен не в соответствии с этими правилами эта будет плохо читаться и не распознаваться. Поэтому, работодатель, предъявивший больничный, который не соответствует этим требования, рискует получить отказ ФСС в учете расходов по нему.
Однако стоит отметить, что имеется судебная практика, которая признает нарушение этих правил заполнения больничного несущественными, а решения ФСС об отказе незаконными.
Эти ошибки допускаются
В силу того, что определенные исправления в листок нетрудоспособности все же могут быть внесены, ФСС установила перечень ошибок, которые признаются допустимыми.
В их числе:
- написание отдельных слов прописными буквами;
- наложение символов на границы ячеек формы;
- попадание печати на заполненные информацией поля;
- наличие небольших помарок, галочек и точек;
- лишние пробелы между инициалами доктора;
- отсутствие необходимых прочерков в пустых ячейках;
- указание наименования учреждения, в котором осуществляет трудовую деятельность получатель документа в кавычках;
- написание адреса медицинской организации без учета последовательности.
Все приведенные выше допустимые ошибки рассматриваются в качестве технических недочетов.
В инструкциях ФСС также отмечается, что признается действительным бланк, сложенный в два или несколько раз.
Последствия внесения неправильной информации
В действующем законодательстве содержится последовательность заполнения больничного листа, как для медицинского учреждения, так и для работодателя. Несоблюдение установленного порядка может привести к отрицательному ответу фонда социального страхования на заявление с просьбой о возмещении части выплаченного пособия в связи с нетрудоспособностью.
Неточности могут быть самыми разнообразными: от неправильного цвета используемых для заполнения чернил до заполнения ячеек прописными буквами, вместо допустимых печатных. Кстати, не все ошибки можно исправить, в некоторых случаях необходимо производить замену бланка.
Неустранимыми обычно считаются неточности, допущенные лечащим врачом, а вот с работодателя спрос проще – он может зачеркнуть ошибку и указать на другой стороне актуальную информацию.
Если ошибся медработник
Большую часть информации вносит именно сотрудник медицинского учреждения. Поэтому нередко случается, что выявляется ошибка, сделанная врачом. В подобной ситуации окажется бесполезным образец исправления работодателем сведений в больничном листе. Более того, медицинский сотрудник тоже не может скорректировать данные. Можно будет разве что понадеяться, что ФСС не сочтёт погрешность грубой и примет документ в таком виде.
Если же Фонд отклонит лист нетрудоспособности, то тогда организация должна отправить своего сотрудника в больницу для получения нового. Образец исправления не пригодится, так как нужно будет сделать дубликат документа. При этом старый лист будет аннулирован, вместо него выдадут новый, уже без погрешностей.
К слову, не все ошибки со стороны медработника требуют корректировки. Некоторые считаются незначительными, поэтому из-за этого не требуется получать дубликат. В качестве примера приведём следующие варианты помарок.